02 · Klienci

Scalanie duplikatów klientów

Ten sam klient trafia do bazy dwa razy zaskakująco często — raz po telefonie, raz po wizycie w salonie. Pokazujemy, jak system wykrywa takie pary, jak połączyć karty w jedną i jak scalenie cofnąć.

#Po co scalać

Klient zadzwonił rano — doradca założył kartę. Po południu przyszedł do salonu i trafił do innego doradcy, który założył drugą. Po pomiarze okazuje się, że historia jednej sprawy leży na dwóch kartach, a statystyki liczą ją podwójnie.

Scalanie łączy karty w jedną, przenosząc na nią wszystkie dokumenty. Nic nie przepada — zmienia się tylko to, do której karty należy.

#Jak system znajduje duplikaty

Lista klientów ma widok samych duplikatów. System zestawia karty po czterech danych, które jednoznacznie wskazują tę samą osobę:

Telefon: Porównywany po samych cyfrach, z pominięciem prefiksu +48 i wiodącego zera — „+48 601 202 303" i „601202303" to dla systemu ten sam numer. Krótsze niż dziewięć cyfr są pomijane.
NIP: Dokładnie dziesięć cyfr.
PESEL: Dokładnie jedenaście cyfr.
Adres e-mail: Bez znaczenia wielkości liter i tylko taki, który wygląda na prawdziwy adres.

Dopasowania łączą się przechodnio: jeśli pierwsza karta dzieli telefon z drugą, a druga adres poczty z trzecią, wszystkie trzy trafią do jednej grupy. Na liście grupy są oznaczone, a widok duplikatów odświeża się co minutę.

Sama literówka w nazwisku nie zostanie wykryta

System nie porównuje imion, nazwisk ani miast. Dwie karty „Jan Kowal" i „Jan Kowalsi" bez wspólnego telefonu, poczty, PESEL-u czy NIP-u nie pokażą się jako duplikat — trzeba je znaleźć samemu i zaznaczyć ręcznie.

#Jak scalić karty

Zaznacz karty na liście
Nie musi być dokładnie dwie — możesz zaznaczyć wszystkie karty tego samego klienta naraz.
Kliknij „Scal” nad listą
Przycisk pokazuje, ile kart obejmie operacja.
Wskaż kartę główną
Ta zostanie i przejmie wszystko. Wybierz tę z pełniejszymi danymi — z uzupełnionym NIP-em, adresem, poprawnym nazwiskiem.
Sprawdź ostrzeżenie o NIP-ach
Gdy zaznaczone karty mają różne numery NIP, okno o tym uprzedza. Zgodne numery są potwierdzane jako bezpieczne scalenie.
Potwierdź
Operacja wykonuje się w całości albo wcale — przerwane scalenie nie zostawi połowy dokumentów po jednej, a połowy po drugiej stronie.

#Co dokładnie się przenosi

Umowy — także te, w których scalana karta była płatnikiem, a nie nabywcą
Pomiary — z zachowaniem numerów i dat
Oferty
Reklamacje i zgłoszenia serwisowe
Adresy — dopisywane do karty głównej jako kolejne pozycje
Przypięcia — bez dublowania, jeśli obie karty były przypięte przez tę samą osobę

Scalona karta znika z list i wyszukiwania, ale zostaje w bazie z odsyłaczem do karty głównej. Dzięki temu stary odnośnik prowadzi tam, gdzie trzeba, a scalenie da się cofnąć.

Danych z karty nie przepisujemy

Przenoszą się dokumenty i adresy, a nie zawartość pól. Jeśli scalana karta miała uzupełniony NIP albo drugi telefon, których brakuje na karcie głównej, trzeba je przepisać ręcznie — dlatego warto jako główną wybrać tę pełniejszą.

#Cofanie scalenia

Każde scalenie zapisuje się w historii karty głównej. Znajdziesz je w jej podglądzie, w zakładce Scalania — pojawia się tylko wtedy, gdy jakieś było.

Cofnięcie przywraca stan sprzed operacji: dokumenty wracają do pierwotnych właścicieli, adresy do swoich kart wraz z oznaczeniem adresu głównego, a scalone karty pojawiają się z powrotem na liście.

Cofaj od razu, gdy zauważysz pomyłkę

Im dłużej działa scalona karta, tym więcej powstaje na niej nowych dokumentów — a te po cofnięciu zostaną tam, gdzie powstały, bo nie było ich w chwili scalania.