02 · Klienci

Karta klienta — osoba prywatna i firma

Formularz zmienia pola zależnie od tego, kto kupuje, i pilnuje tylko tych danych, bez których nie da się wystawić dokumentu. Opisujemy, co jest wymagane, co warto uzupełnić od razu, a co można zostawić na później.

#Dwa rodzaje karty

Jeden formularz w dwóch odsłonach: osoba prywatna albo firma. Przełącznik na górze zmienia widoczne pola — przy osobie pojawia się PESEL i dowód, przy firmie NIP i reprezentant.

Wybór ma dalsze skutki niż wygląd formularza: decyduje o tym, którą wersję klauzul wydrukuje umowa. Opisuje to Umowa z konsumentem i z firmą.

#Co jest naprawdę wymagane

Formularz jest oszczędny — pilnuje tylko tego, bez czego dokument byłby wadliwy. Od każdego klienta wymaga:

kontaktu — wystarczy adres e-mail albo telefon, nie oba
adresu — ulica z numerem, kod pocztowy, miasto i kraj
zgody na przetwarzanie danych — daty i źródła

Do tego, zależnie od rodzaju karty:

Osoba prywatna: Imię i nazwisko. Tyle.
Firma: Nazwa, forma prawna oraz komplet danych reprezentanta: imię i nazwisko, stanowisko i podstawa reprezentacji. Do tego numer identyfikujący podatkowo — zależnie od kraju.

Bez zgody karta się nie zapisze

Data i źródło zgody na przetwarzanie danych są polami obowiązkowymi. To celowe: zgoda odnotowana po fakcie, z pamięci, nie jest dowodem na nic. Szczegóły w artykule RODO w praktyce.

#Numer podatkowy zależy od kraju

Polska: NIP — dziesięć cyfr, z przyciskiem pobrania danych z rejestru.
Unia Europejska: Numer VAT-UE, czyli kod kraju i cyfry, na przykład DE123456789.
Poza Unią: Zagraniczny numer podatkowy wraz z krajem, który go nadał.

Numeru VAT-UE nie sprawdzamy za Ciebie

System go zapisuje, ale nie odpytuje unijnej bazy VIES. Przy pierwszej transakcji z nowym kontrahentem z Unii numer trzeba sprawdzić samodzielnie.

#Pola osoby prywatnej

Poza imieniem i nazwiskiem wszystkie są opcjonalne — uzupełnia się je wtedy, gdy dokument tego wymaga:

PESEL: Przydaje się na umowie. Można dopisać później, przy podpisywaniu.
Dowód osobisty: Seria i numer, organ wydający, data wydania i termin ważności.
Imię matki i ojca: Bywa wymagane przy sprzedaży ratalnej.
Paszport: Numer i kraj wydania — dla klienta bez numeru PESEL.
Stan cywilny i małżonek: Imię, nazwisko i PESEL współmałżonka. Przy wspólności majątkowej warto mieć te dane, zanim umowa trafi do podpisu.

#Pola firmy

Nazwa i forma prawna: Rozdzielone na dwa pola, bo forma prawna drukuje się osobno. Pobranie z rejestru samo je rozdziela.
NIP: Dziesięć cyfr; obok przycisk pobrania danych.
REGON i KRS: Opcjonalne. Uzupełniają się przy pobraniu z rejestru — KRS tylko wtedy, gdy podmiot go ma.
Reprezentant: Imię i nazwisko, stanowisko oraz podstawa reprezentacji: wpis w rejestrze albo pełnomocnictwo. Wszystkie trzy pola są wymagane — umowa musi wiedzieć, kto i z jakiego tytułu ją podpisuje.

Zacznij od numeru NIP

Wpisanie numeru i kliknięcie pobrania wypełnia nazwę, formę prawną, REGON, KRS i adres. Opisuje to Pobieranie danych z GUS.

#Dwa adresy i dwa telefony

Adres główny — zamieszkania przy osobie, siedziby przy firmie — trafia na dokumenty. Drugi, korespondencyjny, wypełnia się tylko wtedy, gdy różni się od głównego.

Dla adresu w Polsce zapisujemy dodatkowo województwo, powiat i gminę; przy adresach zagranicznych — region.

Telefon: Numer główny, sprawdzany pod kątem poprawności formatu.
Telefon dodatkowy: Drugi kontakt — współmałżonek, biuro, osoba obecna na montażu.

Adres do korespondencji nie oznacza wysyłki pocztą

System niczego nie wysyła listownie. Ten adres trafia na dokumenty i przydaje się, gdy sam wysyłasz coś do klienta.

Następny →

Pobieranie danych z GUS