11 · Bezpieczeństwo

RODO w praktyce

Zgody klienta system zapisuje razem z datą i źródłem, a każdej karcie można nadać własny termin przechowywania danych. Wyjaśniamy, jak to działa i jak odpowiadać na żądania osób, których dane przetwarzasz.

#Kto jest administratorem danych

W zakresie danych Twoich klientów administratorem jesteś Ty. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym — działamy na Twoje polecenie, na podstawie umowy powierzenia.

Praktyczny wniosek jest taki: to Ty decydujesz, jakie dane trafiają do systemu, na jakiej podstawie i jak długo tam zostają. Żądanie usunięcia albo wglądu klient kieruje do Ciebie, a my realizujemy je na Twoje polecenie.

Szczegóły podziału ról opisuje umowa powierzenia przetwarzania, a zakres przetwarzania — polityka prywatności.

#Zgody zapisywane przy karcie klienta

Karta klienta przechowuje dwie niezależne zgody, a przy każdej — kiedy została udzielona i skąd pochodzi.

Zgoda na przetwarzanie danych: Data udzielenia i źródło. Źródłem może być formularz papierowy, rozmowa telefoniczna albo protokół pomiaru — wpisuje się to, co odpowiada rzeczywistości.
Zgoda marketingowa: Osobna od poprzedniej, bo dotyczy czego innego. Zaznaczenie podstawia bieżącą datę, ale tylko wtedy, gdy pole jest jeszcze puste — zgoda sprzed roku nie zostanie podmieniona na dzisiejszą przy zwykłej edycji karty.

Wycofania zgody nie zapisujemy z datą

Odznaczenie zgody marketingowej po prostu ją wyłącza — panel nie zapisuje dnia, w którym klient ją cofnął. Skoro trzeba umieć wykazać zarówno udzielenie, jak i wycofanie, moment cofnięcia warto zanotować poza systemem albo w notatce klienta.

Dlaczego źródło, a nie tylko znacznik

Sam znacznik „zgoda: tak" nie jest dowodem. Przy kontroli albo sporze liczy się, czy potrafisz wykazać, kiedy i w jakich okolicznościach klient tę zgodę wyraził. Dlatego pole źródła warto wypełniać konkretnie, a nie ogólnikowo.

#Termin retencji

Każda karta klienta ma pole z datą, do której dane mają być przechowywane. Nowej karcie system podstawia sześć lat do końca roku — tyle, ile wynosi ogólny termin przedawnienia roszczeń. Wartość jest do zmiany, bo różne kategorie klientów mają różne uzasadnienie przechowywania.

Klient, z którym zawarto umowę, wiąże się z okresem przedawnienia roszczeń i obowiązkami podatkowymi. Zapytanie, które nie skończyło się sprzedażą, takiego uzasadnienia nie ma i jego dane powinny zniknąć znacznie wcześniej.

Termin sam nic nie usuwa

Pole retencji jest znacznikiem porządkowym — służy do tego, żebyś wiedział, co i kiedy przejrzeć. System nie kasuje kart automatycznie po tej dacie. Decyzję o usunięciu podejmuje administrator danych, czyli Ty.

#Usuwanie karty klienta

Usunięcie karty działa jako usunięcie logiczne: rekord przestaje być dostępny w aplikacji i jest pomijany w wyszukiwaniu, ale zostaje w bazie oznaczony datą usunięcia.

Jest ku temu powód. Karta klienta jest powiązana z pomiarami, ofertami, umowami i zgłoszeniami serwisowymi — dokumentami, które muszą się zgadzać z księgowością i które trzeba przechowywać niezależnie od losu samej karty. Twarde skasowanie wiersza rozerwałoby te powiązania.

Prawo do bycia zapomnianym

Jeżeli klient żąda trwałego usunięcia danych i nie ma podstawy, by je zachować, samo usunięcie karty w panelu nie wystarcza. Zgłoś takie żądanie na [email protected] — trwałe skasowanie wykonujemy po stronie bazy, na polecenie administratora danych.

#Rozliczalność: kto co zrobił

Operacje na danych trafiają do dziennika zdarzeń wraz z użytkownikiem, adresem IP, ustaloną na jego podstawie lokalizacją i czasem. To materiał, który pozwala odpowiedzieć na pytanie, kto sięgnął po dane konkretnej osoby.

Zakres i sposób podglądu opisuje Audit log. Dostęp do dziennika mają wyłącznie role administracyjne.

Ograniczanie dostępu

Najprostszym narzędziem ochrony danych nie jest dziennik, tylko uprawnienia. Doradca, który widzi wyłącznie swoich klientów, nie ma jak pobrać całej bazy. Zakres widoczności ustawia się przy koncie użytkownika — patrz Role i uprawnienia.

#Wydanie danych osobie, której dotyczą

Nie ma automatycznego eksportu bazy

System nie ma dziś funkcji wygenerowania paczki z danymi jednego klienta ani eksportu całej bazy do pliku. Żądanie dostępu do danych trzeba obsłużyć ręcznie: zebrać informacje z karty klienta oraz powiązanych dokumentów i przekazać je osobie zainteresowanej.

Karta klienta pokazuje w jednym miejscu wszystkie powiązane pomiary, oferty, umowy i zgłoszenia, więc zebranie tych danych sprowadza się do przejrzenia jednego widoku. Dokumenty można pobrać w PDF.

Jeśli potrzebujesz kompletu danych w postaci pliku — na przykład przy zmianie systemu albo przy szerszym żądaniu dostępu — napisz na [email protected]. Wydanie danych z bazy wykonujemy na polecenie administratora danych.