Zgłoszenie wpięte w umowę,
pomiar i montaż
Reklamacje i serwis w jednym rejestrze. Otwierasz sprawę i od razu widzisz, kto sprzedał, kto mierzył, kto montował i jaki profil poszedł na obiekt — bez dzwonienia po ludziach i szukania w mailach.
- Termin ustawowy
- 14 dni
- liczony automatycznie
- Kategorie wad
- 9
- z listy, nie z opisu
- Dziennik zdarzeń
- 27
- rodzajów wpisów
- 14:02A. NowakPrzyjęto zgłoszeniekanał: telefon
- 14:05A. NowakWpięto umowęU/2025/0412
- 14:11A. NowakPierwsza odpowiedźwysłana do klienta
- 09:30K. MazurPrzypisano serwisantaK. Mazur
- 09:31K. MazurZaplanowano oględziny24 maja, 10:00
- 11:48K. MazurUstalono kategorięNieszczelność
Pięć statusów, żadnego „w trakcie wyjaśniania”
Statusy są zamkniętą listą, nie polem tekstowym. Dzięki temu filtr, statystyka i raport dla zarządu pokazują to samo, niezależnie od tego, kto wypełniał sprawę.
- 01Nowa
Zgłoszenie przyjęte. Od tej daty biegnie ustawowy termin odpowiedzi.
- 02W toku
Przypisany serwisant, zaplanowane oględziny, zebrane zdjęcia i opis wady.
- 03Przekazana
Sprawa poszła do producenta. Zapisujemy jego nazwę i numer zgłoszenia po jego stronie.
- 04Rozwiązana
Wada usunięta, protokół z oględzin w aktach, klient potwierdził odbiór.
- 05Odrzucona
Decyzja odmowna z uzasadnieniem — zapisana w dzienniku razem z autorem i datą.
Milczenie przez 14 dni oznacza uznanie reklamacji
Przy roszczeniu konsumenta z rękojmi brak odpowiedzi w ustawowym terminie jest równoznaczny z jego uznaniem — art. 5615 Kodeksu cywilnego. To najdroższy błąd w obsłudze reklamacji i najłatwiejszy do popełnienia, gdy sprawa leży w czyjejś skrzynce.
System liczy termin od daty przyjęcia zgłoszenia i osobno zapisuje moment pierwszej odpowiedzi. W sporze liczy się właśnie ta druga data, nie moment zamknięcia sprawy.
- Data przyjęciaPunkt startowy terminu. Wpisywana przy zakładaniu sprawy, także wstecz.
- Termin odpowiedziPrzyjęcie + 14 dni, do końca doby. Widoczny na liście jako licznik dni.
- Pierwsza odpowiedźOsobne pole. Dopóki puste, sprawa jest traktowana jako bez reakcji.
- Kanał zgłoszeniaSześć wartości — telefon, e-mail, osobiście, formularz, list, inny.
- Data rozwiązaniaZamknięcie sprawy. Z niej liczy się średni czas obsługi w statystykach.
Numer umowy odsłania całą historię obiektu
To jest różnica między rejestrem reklamacji a arkuszem z listą problemów. Zgłoszenie nie jest samotnym wierszem — trzyma odnośniki do dokumentów, które powstały wcześniej.
| Powiązanie | Co widzisz przy sprawie | Kiedy to ratuje sytuację |
|---|---|---|
| Umowa | Numer, data podpisania, doradca, wartość | Gdy trzeba sprawdzić zakres gwarancji |
| Pomiar | Wymiary, zdjęcia z terenu, kto mierzył | Gdy spór dotyczy wymiarów albo stanu ościeża |
| Oferta | Wersja, którą klient zaakceptował | Gdy klient twierdzi, że zamawiał co innego |
| Producent | Nazwa i numer sprawy po jego stronie | Gdy klient pyta, na jakim etapie jest reklamacja |
| Oddział | Salon odpowiedzialny za sprawę | Gdy sieć ma kilka punktów i ekip |
| Umowa spoza systemu | Numer wpisany ręcznie, gdy sprzedaż była wcześniej | Gdy zgłoszenie dotyczy okresu sprzed wdrożenia |
Dziewięć kategorii wad zamiast pola „opis problemu”
Kategoria jest wybierana z listy, więc da się ją policzyć. Po sezonie widać, czy problem jest po stronie montażu, czy dostawy — i u którego producenta.
Skąd wpłynęło zgłoszenie
Zapisywane przy każdej sprawie. Po kwartale wiadomo, czy klienci dzwonią, czy piszą — i gdzie warto skrócić drogę.
- Telefon
- Osobiście w salonie
- Formularz WWW
- List
- Inny
Klient dzwoni po trzech latach: „przewiewa mi okno”.
Pytanie brzmi: który profil, kto montował, czy jest jeszcze gwarancja?
Bez rejestru: szukasz umowy w segregatorze, dzwonisz do montażysty, który już nie pracuje, i zgadujesz. Z rejestrem: wpisujesz nazwisko, widzisz umowę, pomiar, ekipę montażową, producenta i wszystkie wcześniejsze zgłoszenia z tego adresu. Odpowiadasz w tej samej rozmowie, a termin ustawowy odlicza się sam.
Wszystkie funkcje modułu reklamacji
Reklamacja i serwis w jednym rejestrze
Ten sam formularz, ta sama lista, jedno miejsce do szukania. Typ zgłoszenia rozdziela statystyki i filtry, ale nie rozbija obsługi na dwa systemy.
Termin 14 dni liczony automatycznie
Data przyjęcia + 14 dni, do końca doby. System pokazuje, ile zostało, i wyróżnia sprawy po terminie. Podstawa: art. 561⁵ Kodeksu cywilnego.
Moment pierwszej odpowiedzi
Zapisujemy osobno datę pierwszej reakcji wobec klienta. To ona rozstrzyga spór o dotrzymanie terminu, nie data zamknięcia sprawy.
9 kategorii wad
Nieszczelność, okucia, pęknięcie szyby, wypaczenie, problem montażowy i pozostałe. Po roku widać, co się psuje najczęściej i u którego producenta.
4 priorytety
Niski, normalny, wysoki, pilny. Pilne wychodzą na górę listy — przy przewianym oknie w listopadzie to nie jest kosmetyka.
Oględziny z protokołem
Planujesz termin wizyty, serwisant dopisuje ustalenia z miejsca, protokół z oględzin ląduje przy sprawie jako plik.
Przekazanie do producenta
Status „Przekazana” plus nazwa producenta i jego numer sprawy. Gdy klient dzwoni po trzech tygodniach, wiesz u kogo leży sprawa i pod jakim numerem.
Notatki wewnętrzne obok korespondencji
Komentarz z flagą „wewnętrzny” widzi tylko zespół. Reszta to zapis tego, co ustalono z klientem. Jedna sprawa, dwa poziomy dostępu.
Dziennik zmian — 27 rodzajów zdarzeń
Zmiana statusu, przypisanie serwisanta, wpięcie umowy, wysłany e-mail, wgrany protokół, ponowne otwarcie sprawy. Każde z autorem i czasem.
Załączniki przy sprawie
Zdjęcia wady od klienta, protokół z oględzin, korespondencja z producentem. Wszystko przy rekordzie, nie w czyjejś skrzynce.
Trzy role przy jednej sprawie
Doradca, który sprzedał. Serwisant, który jedzie. Osoba prowadząca sprawę. Trzy osobne pola, więc odpowiedzialność jest jednoznaczna.
Zgłoszenia sprzed wdrożenia
Umowa była na papierze albo w starym systemie? Wpisujesz jej numer ręcznie i sprawa działa tak samo, bez sztucznego uzupełniania historii.
Pierwsze zgłoszenie w pięć minut
Zakładasz sprawę, wpinasz umowę, przypisujesz serwisanta. Termin ustawowy zaczyna się liczyć sam. Umowy sprzed wdrożenia wpisujesz numerem.
Załóż kontoKażda decyzja w sprawie ma autora i datę
Dziennik zgłoszenia zapisuje 27 rodzajów zdarzeń, a rejestr systemowy — logowania i operacje na danych klientów. Przy sporze nie ma słowa przeciwko słowu.
Rejestr zdarzeńPowiązane funkcje
Umowy B2C i B2B
Zgłoszenie wpina się w umowę — stąd bierze klienta, wartość i datę odbioru.
Czytaj dalejKalendarz montaży
Kto montował i kiedy. Przy reklamacji to pierwsze pytanie, jakie padnie.
Czytaj dalejBaza klientów
Historia adresu: wszystkie zgłoszenia z tego obiektu w jednym miejscu.
Czytaj dalejRejestr zdarzeń
Kto zmienił status i kiedy — pełny ślad każdej decyzji w sprawie.
Czytaj dalej