Twój wzór numeru. Ustawiany raz, stosowany wszędzie.
Umowy, oferty, pomiary, reklamacje i dokumenty kasowe numerują się według wzoru, który układasz sam ze znaczników roku, miesiąca, kodu oddziału i licznika. Przenosisz numer startowy z poprzedniego systemu i numeracja idzie dalej bez przerwy.
- 7 znaczników
- Reset roczny lub miesięczny
- Osobne serie dla oddziałów
- Numer startowy do przeniesienia
Sześć rodzajów dokumentów, jeden mechanizm
Każdy rodzaj ma własny prefiks, własny licznik i własne ustawienia — ale wszystkie używają tego samego silnika. To, czego nauczysz się przy umowach, działa identycznie przy kasie.
| Dokument | Prefiks domyślny | Przykładowy numer | Osobne serie dla oddziałów |
|---|---|---|---|
| Umowy | UM/ | UM/2026/0042 | Tak |
| Oferty | OF/ | OF/2026/0187 | Tak |
| Pomiary | POM/ | POM/2026/0311 | Tak |
| Reklamacje | REK/ | REK/2026/0008 | Wspólne dla firmy |
| Kasa — KP i KW | KP/ KW/ | KP/167/2026/WP | Tak |
| Raporty kasowe | RK/ | RK/69/2026/ZAM | Tak |
Wzór składasz ze znaczników
Wzór to zwykły tekst, w którym znaczniki podmieniają się na wartości w chwili wystawienia dokumentu. Wszystko poza znacznikami zostaje dosłownie — ukośniki, myślniki i kropki wpisujesz tam, gdzie mają być.
| Znacznik | Znaczenie | Daje |
|---|---|---|
| {PREFIX} | Prefiks dokumentu ustawiony w konfiguracji | UM/ |
| {YYYY} | Rok czterocyfrowy | 2026 |
| {YY} | Rok dwucyfrowy | 26 |
| {MM} | Miesiąc dwucyfrowy | 06 |
| {DD} | Dzień dwucyfrowy | 15 |
| {SALON} | Kod oddziału — tylko przy osobnych seriach dla oddziałów | PZ |
| {####} | Licznik. Liczba znaków # to liczba cyfr | 0042 |
Jeśli we wzorze zabraknie znaczników #, system dokłada czterocyfrowy licznik na końcu. Numer bez licznika nie mógłby być kolejny — a to jedyna rzecz, której numeracja odpuścić nie może.
Kiedy licznik wraca do jedynki
Tryb resetu ustawiasz osobno dla każdego rodzaju dokumentu. Umowy mogą zerować się co rok, a reklamacje biec ciągle — to niezależne ustawienia.
Rocznie
Każdy rok zaczyna się od jedynki. Najczęstszy wybór — zgodny z tym, jak numeruje się dokumenty w księgowości.
Miesięcznie
Osobny licznik na każdy miesiąc. Sensowne przy dużym wolumenie, gdy numer ma od razu mówić, z którego miesiąca pochodzi dokument.
Bez resetu
Licznik ciągły przez cały czas istnienia firmy. Wymaga wzoru bez roku — inaczej zmiana roku i tak rozpoczyna nową serię.
Rok we wzorze zeruje licznik niezależnie od trybu
Jeśli wzór zawiera {YYYY} albo {YY}, to zmiana roku i tak rozpoczyna nową serię — bo numery z nowego roku po prostu nie pasują już do poprzedniego wzorca. Prawdziwie ciągły licznik wymaga wzoru bez daty, na przykład {PREFIX}{######}.
Każdy oddział z własną serią
Numeracja umów, ofert, pomiarów i kasy ma przełącznik zakresu. Ustawiona na firmę prowadzi jeden wspólny licznik dla wszystkich salonów. Przełączona na oddział daje każdemu salonowi osobną serię — z prefiksem i kodem ustawianym przy oddziale.
To decyzja organizacyjna, nie techniczna. Wspólna numeracja jest prostsza w księgowości. Osobne serie mają sens, gdy oddziały rozliczają się niezależnie albo gdy po numerze ma być od razu widać, kto wystawił dokument.
Reklamacje mają zawsze numerację wspólną dla całej firmy — zgłoszenie może zmienić opiekuna i oddział w trakcie obsługi, więc przypisanie numeru do salonu byłoby mylące.
Trzy niezależne liczniki. Każdy oddział ma własną historię numerów i nie zależy od tego, ile dokumentów wystawiły pozostałe.
Numeracja to jedyna rzecz, której nie da się poprawić później.
Umowa z błędnym numerem jest już u klienta.
Numer trafia na wydruk, do księgowości i do korespondencji. Kiedy dwie umowy dostaną ten sam numer albo w serii pojawi się dziura, prostowanie tego oznacza aneksy i wyjaśnienia z księgową. Dlatego wzór ustawia się na starcie, razem z numerem początkowym przeniesionym z poprzedniego systemu — a potem numeracja biegnie sama, bez pilnowania przez kogokolwiek.
Wszystko, co robi numeracja
Jeden silnik dla wszystkich dokumentów
Umowy, oferty, pomiary, reklamacje, dokumenty kasowe i raporty kasowe korzystają z tego samego mechanizmu. Nauczysz się raz, działa wszędzie tak samo.
Siedem znaczników we wzorze
Prefiks, rok czterocyfrowy i dwucyfrowy, miesiąc, dzień, kod oddziału i licznik o dowolnej długości. Układasz je w takiej kolejności, w jakiej chcesz.
Podgląd przy ustawianiu
Kreator pokazuje gotowy numer obok każdego pola, zanim cokolwiek zapiszesz. Nie trzeba wystawiać dokumentu, żeby sprawdzić, jak wyjdzie.
Numer startowy do przeniesienia z poprzedniego systemu
Wpisujesz, od którego numeru zacząć. Firma, która wystawiła 411 umów w Excelu, kontynuuje od 412 — bez dziury i bez powtórzeń w księgowości.
Osobne serie dla oddziałów
Dla umów, ofert, pomiarów i kasy można przełączyć numerację na tryb osobnych serii dla oddziałów. Każdy salon dostaje własny licznik i własny prefiks.
Kod oddziału wprost w numerze
Znacznik {SALON} wstawia krótki kod salonu — po samym numerze widać, z którego oddziału pochodzi dokument. Kod ustawiasz przy oddziale.
Trzy tryby resetu licznika
Rocznie, miesięcznie albo bez resetu. Tryb ustawiasz niezależnie dla każdego rodzaju dokumentu.
Dopełnianie zerami o stałej szerokości
Liczba znaków # we wzorze wyznacza szerokość licznika. Cztery znaki dają 0001, sześć — 000001. Numery mają równą długość i dobrze się sortują.
Zmiana wzoru nie rusza wystawionych dokumentów
Numer zapisuje się przy dokumencie w chwili wystawienia. Późniejsza zmiana wzoru dotyczy wyłącznie nowych — historia zostaje nienaruszona.
Piąty krok kreatora.
Tabela z prefiksem, numerem startowym i podglądem dla każdego rodzaju dokumentu. Można ją przeklikać wartościami domyślnymi i wrócić do tematu później — ustawienia zmienia się w każdej chwili.
Załóż kontoKonfiguracja firmy w dokumentacji.
Opis wszystkich pól, znaczników i trybów resetu — razem z tym, co się dzieje przy przenoszeniu numeracji z poprzedniego systemu.
Otwórz dokumentacjęPowiązane funkcje
Umowy B2C i B2B
Numer umowy nadawany przy wystawieniu, widoczny na PDF i w całej historii klienta.
Czytaj dalejOferty
Własna seria numerów ofert, niezależna od umów — z tym samym mechanizmem wzoru.
Czytaj dalejWielooddziałowość
Kody oddziałów, osobne prefiksy i niezależne liczniki dla każdego salonu.
Czytaj dalejRejestr zdarzeń
Zmiana prefiksu albo wzoru numeracji zostaje zapisana razem z autorem i datą.
Czytaj dalej