Excel a Alstre.
Nie chodzi o tabelę, tylko o to, co się dzieje po niej.
Arkusz jest najczęstszym „systemem" w salonie stolarki i to nie jest wstyd — do kilkunastu zleceń miesięcznie prowadzonych przez jedną osobę robi swoje. Problem zaczyna się tam, gdzie zlecenie przechodzi przez pomiarowca, doradcę, ekipę montażową i serwis — bo wtedy liczy się nie tabela, tylko to, kto co widział, kiedy i na jakiej podstawie.
Zostań przy arkuszu, jeśli
- prowadzisz firmę sam albo we dwoje i sam robisz pomiary
- sprzedajesz bez montażu, więc nie planujesz ekip ani odbiorów
- klienci to niemal wyłącznie firmy — bez terminów konsumenckich
- zleceń jest na tyle mało, że pamiętasz każde z nazwiska
Przejdź na system, jeśli
- pomiar robi kto inny niż osoba wystawiająca ofertę
- montujesz u klienta i planujesz pracę ekip
- sprzedajesz konsumentom, więc biegną terminy ustawowe
- pracownik odchodzi i pytanie brzmi, co zabiera ze sobą
Zasięg wzdłuż obiegu zlecenia
Oba narzędzia towarzyszą temu samemu procesowi, ale na różnych jego odcinkach. Poniżej widać, gdzie każde z nich realnie pracuje, a gdzie kończy się jego zakres.
- Kontakt
- Pomiar
- Oferta
- Umowa
- Montaż
- Serwis
Arkusz towarzyszy niemal całej drodze zlecenia, ale wszędzie w ten sam sposób: zapisuje to, co ktoś wpisze, i niczego nie wymusza. Dwa odcinki wypadają całkiem — dokument dla klienta powstaje w edytorze tekstu, a historia serwisowa sprzed lat nie ma gdzie mieszkać, bo plik z tamtego roku dawno został nadpisany.
Zestawienie wymiar po wymiarze
Każdy wiersz to jedna cecha, którą da się sprawdzić w obu narzędziach niezależnie od tego, kto ją opisuje.
Historia zmian
Excel i arkuszeKto zmienił cenę w komórce i kiedy — zwykle nie do ustalenia. Poprzednia wersja pliku żyje w kopii z datą w nazwie.
AlstreKażda zmiana zapisuje autora, operację, datę, adres IP i lokalizację. Rejestr jest przeszukiwalny i można go wyeksportować.
Dostęp do danych
Excel i arkuszePlik jest niepodzielny: kto ma do niego dostęp, ma całą bazę klientów. Kopia na pendrive nie zostawia śladu.
AlstrePięć ról i trzy poziomy widoczności danych. Doradca może widzieć wyłącznie własnych klientów; dezaktywacja konta zostawia historię, ale odcina dostęp.
Pomiar w terenie
Excel i arkuszeKartka albo notatka w telefonie, wieczorem przepisywana. Zdjęcia zostają w galerii pomiarowca.
AlstreKreator pomiaru w telefonie, czternaście kategorii produktów, zdjęcia i podpis klienta na ekranie. Działa bez zasięgu i synchronizuje się później.
Dokumenty dla klienta
Excel i arkuszeOferta i umowa składane w edytorze tekstu, zwykle przez kopiowanie poprzedniej. Stąd biorą się cudze nazwiska w umowach.
AlstreOferta PDF powstaje z pomiaru, umowa z zaakceptowanej oferty. Klauzule B2C i B2B przełączają się według statusu nabywcy.
Terminy ustawowe
Excel i arkuszeCzternaście dni na odpowiedź na reklamację trzeba pamiętać samemu. Arkusz nie przypomni.
AlstreTermin biegnie w zgłoszeniu i jest widoczny na liście. Reklamacja jest wpięta w umowę, pomiar i montaż, więc widać, czego dotyczy.
Praca kilku osób naraz
Excel i arkuszePlik współdzielony działa, dopóki nikt nie pracuje offline i nie zrobi kopii „na wszelki wypadek”. Potem istnieją dwie prawdy.
AlstreJedna baza. Zmiana doradcy jest widoczna dla ekipy montażowej od razu, bez wysyłania pliku.
Ochrona danych osobowych
Excel i arkuszePlik z PESEL-ami i adresami krąży w załącznikach. Wykazanie, kto miał do niego dostęp, jest praktycznie niemożliwe.
AlstreDostęp per rola, rejestr zdarzeń i historia operacji — czyli materiał, którym da się wykazać rozliczalność wymaganą przez RODO.
Ograniczenia ujawniające się w praktyce
Każde z nich daje o sobie znać dopiero przy reklamacji, kontroli albo odejściu pracownika — czyli wtedy, gdy nie ma już czasu go nadrabiać. Obok wskazujemy funkcję, która je pokrywa.
Reklamacja po trzech latach
Klient zgłasza wadę i pyta o parametry z pomiaru. W arkuszu trzeba znaleźć plik z tamtego roku i mieć nadzieję, że nikt go nie nadpisał. W systemie klikasz numer umowy i masz pomiar, zdjęcia, montażystę i historię.
Reklamacje i serwisOdejście pracownika
Doradca z pełnym dostępem do pliku wychodzi z całą bazą kontaktów. Role i poziomy widoczności ograniczają, ile ktokolwiek może zabrać, a rejestr zdarzeń pokazuje, co pobierał.
Role i uprawnieniaStawka VAT przy montażu
Osiem procent zależy od rodzaju obiektu i metrażu, a nie od towaru. W arkuszu to wiedza w głowie osoby wystawiającej ofertę — i pierwsze miejsce, w którym kontrola znajduje błąd.
Jak działa stawka 8%Dwie ekipy, jeden tydzień
Przesunięcie montażu w arkuszu wymaga powiadomienia wszystkich osobno. Kalendarz z podziałem na ekipy pokazuje zmianę od razu, razem z montażami wieloetapowymi i podwykonawcami.
Kalendarz montażyNumeracja dokumentów
Ręczne numery umów działają, dopóki nie ma dwóch oddziałów albo dwóch osób wystawiających w tej samej chwili. Wtedy pojawiają się duplikaty, które trzeba tłumaczyć księgowej.
NumeracjaSkąd wiadomo, ile zarabiacie
Konwersja z pomiaru na umowę wymaga w arkuszu osobnej tabeli, którą ktoś musi utrzymywać. Zwykle przestaje po dwóch miesiącach.
StatystykiPrzebieg wdrożenia
Cztery etapy, w tym jeden, którego nie da się pominąć: równoległa praca w obu narzędziach przez pierwszy tydzień.
- Krok 1
Import bazy klientów
Kontakty z arkusza wgrywamy przy wdrożeniu. To jedyny etap, w którym dane trzeba ruszyć hurtem.
- Krok 2
Jedno zlecenie na próbę
Najbliższy pomiar prowadzisz równolegle w obu miejscach. Po ofercie widać, czy system faktycznie skraca drogę.
- Krok 3
Własne szablony
Wasza umowa i gwarancja wchodzą do edytora szablonów, żeby dokumenty wyglądały jak dotąd — tylko żeby powstawały same.
- Krok 4
Arkusz zostaje na odczyt
Stare zlecenia zwykle nie wymagają migracji. Plik zostaje jako archiwum, a nowe zlecenia idą już wyłącznie przez system.
Częste pytania
- Czy da się zaimportować dane z Excela?
- Tak. Bazę klientów importujemy przy wdrożeniu na podstawie pliku, który już macie. Historycznych ofert i umów zwykle się nie przenosi — arkusz zostaje jako archiwum do odczytu, a przez system idą nowe zlecenia.
- Czy Excel nie jest po prostu tańszy?
- W samej licencji tak. Różnica leży gdzie indziej: w czasie przepisywania pomiarów, w ofertach wysyłanych na drugi dzień zamiast tego samego popołudnia i w kosztach jednej reklamacji, której nie da się odtworzyć. Dlatego proponujemy porównanie na jednym prawdziwym zleceniu, a nie na cenniku.
- Prowadzę firmę sam. Czy to ma dla mnie sens?
- Często nie — i mówimy to wprost. Jeśli sam mierzysz, sam wystawiasz i sam montujesz, arkusz bywa wystarczający. System zaczyna się zwracać tam, gdzie zlecenie przechodzi przez kilka osób albo gdzie sprzedajecie konsumentom i biegną terminy ustawowe.
- Czy stracę elastyczność arkusza?
- Częściowo tak i to jest realny koszt zmiany. W zamian dostajecie rzeczy, których w arkuszu nie da się zrobić bez programisty: historię zmian z autorem, ograniczenie dostępu per osoba, pomiar w terenie bez zasięgu i dokumenty powstające z danych, a nie z kopiowania poprzedniego pliku.
Sprawdź to na własnym zleceniu
Czternaście dni bez karty płatniczej. Wprowadźcie najbliższy pomiar i zobaczcie, w którym miejscu droga do umowy się skraca — a gdzie nie zmienia się nic.
Powiązane funkcje
Pomiary z natury
Tryb terenowy w telefonie: czternaście kategorii, zdjęcia, podpis klienta. Działa bez zasięgu.
Czytaj dalejOferty
PDF prosto z pomiaru, akceptacja klienta linkiem, automatyczna stawka VAT dla lokali mieszkalnych.
Czytaj dalejA ogólny CRM?
Dlaczego system zbudowany wokół lejka sprzedaży nie obsługuje pomiaru ani montażu.
Czytaj dalejWszystkie porównania
Z czym jeszcze warto zestawić Alstre i dla kogo ten system nie jest.
Czytaj dalej